Dagsorden og referat af bestyrelsesmøde i Sminge Sø kajakklub Tirsdag d. 21-03-2023 28-03-2023

Dagsorden og referat af bestyrelsesmøde i Sminge Sø kajakklub

Tirsdag d. 21-03-2023 kl. 17.30 i klubhuset
Deltagere: Søren, Inger, Mikael, Betty, Dorte, Anette og Karl-Ejner
 
1)Godkendelse af referat fra sidst
Referatet fra 08-12-22 blev godkendt
 
2)Opfølgning på sidste møde
Hjemmesiden, Peder er stadig godt i gang og forventes færdig før standerhejsning. Kan evt. præsenteres på generalforsamlingen
We Share, kan evt. erstattes af Divvy, dette undersøges
Vi får nok svar på fondsansøgningen vedr. våddragter i denne måned
Understøtning af plastkajakker der får buler, arbejdes der stadig på


3)Vedtægternes §3, rettelsesforslag
Forslaget fra Inger blev gennemgået og fundet OK. Forslag til ændringer medsendes indkaldelse til generalforsamlingen, sammen med den nuværende tekst


4)Økonomi og medlemstal
Der er pt. kr. 168.315,00 på bankkontoen. Regnskabet fra 2022 gennemgået og det revideres i morgen
Der er nu 105 medlemmer. 20 har meldt sig ud siden 2022 og 4 overvejer udmeldelse


5)Redningsøvelser, foreløbig evaluering
Det går rigtig godt, der læres nogle gode nye ting og der er en god stemning. Sidste runde redningsøvelser afholdes 22. april


6)Turprogrammet
Programmet for 2023 er langt på hjemmesiden. Der mangler turledere på en del af turene, dem må vi have fundet
 
7)Standerhejsning. Arbejdsopgaver og forplejning.
Vaske kajakker, støvsuge containere, rengøring af terrasse, vinduesvask, rengøring af grill, hegn og græs derunder, gulvvask i klubhus, trin på bådebro rettes op og kantliste monteres.
Der serveres pølser med brød, drikkevarer, mv. Inger indkøber dertil og Betty udsender indbydelse med tilmelding


8)Opstart af nye medlemmer
Nogle få tilmeldt i april og pt. nogle i maj


9)Generalforsamling. Forberedelse
Generalforsamling den 16. maj 2023
Inger ønsker ikke genvalg. Mikael villig til genvalg. Anette stiller op til valg (pt. suppleant).
Dorte ønsker ikke genvalg som suppleant. Vi mangler derfor 2 suppleanter
Vedtægtsændringer OK, udsendes sammen med indkaldelse


10)Næste møde
Næste bestyrelsesmøde den 19-04-2023, kl. 17.30 i klubhuset.
 
11) Eventuelt.
Nyt livredderkursus inden 01-09-2023??
Tilbyde nye medlemmer redningsøvelser i svømmehal inden deltagelse i fælles ture??
 
Ref. Karl-Ejner.
Dagsorden og referat af bestyrelsesmøde i Sminge Sø kajakklub torsdag d. 08-12-2022 17-01-2023
Deltagere: Søren, Inger, Mikael, Betty og Karl-Ejner. Afbud: Dorte og Anette
 
1) Godkendelse af referat fra sidst
Referatet fra 11-10 blev godkendt.
 
2) Opfølgning på sidste møde.
Hjemmesiden, Peder er godt i gang og det der er lagt på, ser fint ud. Han fik et godt tilbud,
så prisen ca. det halve af den tidligere pris.
We Share, lukker pr. 1. feb. 23, så vi venter og ser om der dukker et nyt system op.
De to ”Sit on top” – kajakker er indkøbt og ligger ved Søren.
Tagpap på klubhuset er blevet fornyet.
Understøtning af plastkajakker der får buler, er så småt under udbedring.
Våddragter, vi kan anskaffe våddragter til klubben, hvis vi kan få tilskud fra fonde og den
der låner en selv sørger for rengøring og tørring af dragt.
Gåtur med efterfølgende bøfsandwich i Silkeborg, bliver sidst i februar eller først i marts,
der meldes ud om dette på Min Forening

3) Evaluering af førstehjælp og livredderkursus.
Begge kurser forløb godt. Der blev 6 livreddere ud af det, 2 bestod bassinprøven og 4 bestod
Dansk Svømmeunions livredderprøve. Vi bør holde nye kursusforløb i evt. august 2023.

4) Opfølgning på generalforsamlingen vedr. vedtægter
Inger og Dorte har udarbejdet forslag til ændringer af §3. Efter gennemgang af disse
renskriver Inger §3 til næste møde hvor vi vender dem igen, så den bliver klar til
generalforsamlingen i 2023.

5) Klubbens økonomi.
Regnskabet færdiggøres i januar. P.t. ca. kr. 137.000,- i banken. Både tagrenovering og de to
”sit on top” - kajakker er betalt.

6) Næste møde
Næste bestyrelsesmøde den 21-03-2023, kl. 17.30 i klubhuset.

7) Eventuelt.
Intet.
 
Ref. Karl-Ejner.
Dagsorden og referat af bestyrelsesmøde i Sminge Sø kajakklub Tirsdag d. 11-10-2022 26-11-2022
Deltagere: Søren, Inger, Mikael, Betty, Dorte, Anette og Karl-Ejner

 
1) Godkendelse af referat fra sidst
Referatet fra 13-09 blev godkendt. Dorte og Inger forbereder paragrafændring fra
generalforsamlingen, for korrekt formulering

2) Ny hjemmeside.
Webinar, 4/10, ved Min Forening fungerede ikke og de har ikke reageret på henvendelsen
fra Søren. Peder, Betty og Søren har undersøgt hjemmesiden fra Min Forening, den fungerer
ikke ret godt, det er også erfaringen fra andre. Det tilsammen gør at vi dropper denne
hjemmeside og i stedet vælger hjemmesiden fra Bricksite, som Peder har god erfaring med
og den ser ud til at fungere bedre. Søren kontakter Peder for at få ham til at starte flytning af
hjemmeside
Betty og Karl-Ejner oplæres i den nye hjemmeside, af Peder, så minimum en fra bestyrelsen
kan arbejde på hjemmesiden
 
3) Strategi for medlemmer der ikke er på Min Forening og WeShare
Vi vil opfordre alle medlemmer til at installere Min Forening for lettere fælles information.
Dem som ikke har dette installeret, får også fremover tilsendt mail med info. mv.
Ligeledes opfordrer vi alle til at installere WeShare, tilknyttet MobilePay, det letter fordeling
af omkostninger ved fælles arrangementer. Hvis der er en deltager i fælles arrangementer
som ikke har WeShare, aftales der på forhånd at der udregnes omkostnings fordeling
manuelt. Turleder undersøger og afklarer dette inden turen. Anette undersøger om der kan
betales for flere på samme nummer, så der kan fordeles omkostninger automatisk

4) Ny kajaktype?
Vi prøver at indkøbe to stk. ”Sit On Top” – kajakker, til ca. kr. 9.300,- / stk.

5) Våddragter til klubben?
Klubben vil ikke indkøbe og udlåne våddragter. Vi anbefaler at nye medlemmer køber en
evt. billig våddragt til brug de første gange og i foråret hvor vandet er koldere

6) Vinterarrangementer - skal vi have flere?
3/11-22. Fortælleaften om kajakture
12/11-22. Første hjælp og livredder kursus
Forslag om tur til Klosterheden og kaffe ved Else og Jens (sommerhus)
Forslag om tur rundt om Silkeborg og middag på evt. Panorama. Karl-Ejner under ruter i
Silkeborg til næste møde
Redningsøvelser i Kjellerup Svømmehal, først i 2023

7) Hængepartier – Hvad mangler vi at få gjort færdigt?
Lille rum i klubhuset mangler maling. Anette vil gerne male
Låger på containere. De males til foråret, af Søren, Mikael og Karl-Ejner
Overdækning af trailer. Vi må finde udførende til dette.
Male træværk udvendigt hele vejen rundt. Anette vil gerne være tovholder på malearbejdet
til foråret
Tagdækning af klubhus. Mikael har bestilt tagdækker
Problemer med buler i skroget på plastkajakker, når de ligger i stativer. Mikael og Karl-
Ejner overvejer løsning
Redningsveste flyttes ind i klubhus her i vinter. Karl-Ejner flytter dem
 
8) Næste møde
Næste bestyrelsesmøde den 08-12-2022, kl. 17.30 hos Inger. Der afholdes også julefrokost
ved dette møde

9) Eventuelt.
Intet
 
Ref. Karl-Ejner.
Bestyrelsesmøde i Sminge Sø kajakklub Tirsdag den 13/9 22 03-10-2022
Deltagere:
Søren, Inger, Mikael, Betty, Dorte, Anette og Karl-Ejner, samt Peder under pkt. 1.
 
1) Ny hjemmeside.
Peder deltager i dette punkt. Han fortæller om fordelene ved et nyt system
og vi kommer med vores ønsker. Kig gerne ind på den nuværende side og notér dig, om der
er nogle ting, der kunne være bedre eller noget, der mangler.
Den nuværende hjemmeside fra Minisite koster kr. 160,- / måned og trænger til en kraftig
opdatering. Peder har undersøgt en løsning fra Bricklite, den koster 80,-/måned. DGI står
bag en hjemmeside fra Min Forening. Vi bruger dele af Min Forening løsningen i dag til
arrangementer. En løsning fra Min Forening koster kr. 5.000, - i opsætning og ingen løbende
omkostninger. Der var enighed om at få Peder til at undersøge løsningen fra Min Forening,
da den sikkert også kan kombineres med medlemsregistrering, kontingentopkrævning,
invitationer til arrangementer og hjemmeside. Vi deltager alle i bestyrelse i webinar vedr.
dette den 4. oktober. Vi bestemmer os på næste bestyrelsesmøde, efter webinaret.
 
2) Spisning og tak for hjælpen til Peder
 
3) Godkendelse af referat fra sidst (opfølgning?)
Referatet fra 22-06 blev godkendt.
 
4) Opdatering af dagsorden og evt. prioritering af emner, hvis noget skal udskydes
Punkterne i dagsorden er OK, undtagen pkt. 12, som ændres til ”næste møde”
 
5) Min Forening – appen. Inger orienterer om nye muligheder for betaling m.v.
Mulighederne i appen blev gennemgået under punkt 1
 
6) Private kajakker. Hvad har vi plads til og skal reglerne finpudses?
Der kan være plads til 1 kajak pr. betalende aktive medlem, hvis der er plads i containerne.
Klubbens kajakker har første ret til pladsen. Reglerne på hjemmesiden er OK. Afsnittet med
reglerne printes ud og klæbes op på indvendig side af døren til containeren med private
kajakker for at synliggøre reglerne.
 
7) Standerstrygning – grillaften. Bestyrelsens opgave.
Standerstrygning afholdes den 06-10-2022, kl. 18.00. Vi sejler første en lille tur og griller
pølser bag efter. Tina skaffer pølser, Anette sørger for kartoffelsalat og brød. Inger sørger for
kage til kaffen. Klubben giver øl, sodavand og kaffe/the.
 
8) Forplejning i forbindelse med livredder- og førstehjælpskursus.
Førstehjælpskursus afholdes den 12-11-2022, fra kl. 10.00 – 13.00 og efterfølgende afholdes
der livredderkursus. Klubben giver en sandwich kl. 13.00 til alle deltagere og derudover
kage til dem der deltager i livredderkursus til eftermiddagskaffen. Deltagerne skal selv
medbringe drikkevarer, kaffe, the, vand, mv.
 
9) Evt. kørselsgodtgørelse til turlederes research.
Der var bred enighed om at der ydes kørselsgodtgørelse til turlederens research, efter
klubbens regler for kørsel, kr. 3,- / km. Dette betales af klubben.
 
10) Paragrafændring fra generalforsamlingen.
Til næste bestyrelsesmøde forberedes dette punkt, så vi får formuleret ændringen helt
præcist og i overensstemmelse med vedtægterne.
 
11) Nyt fra kassereren?
Vi har fra 01-01-2022 til dato brugt for kr. 1169,- for el.
Der er kr. 179.000,- på kontoen, men vi skylder pt. ca. kr. 2.000,-
Vi har købt 2 nye kajakker med ror til i alt kr. 16.100,-
Silkeborg Kommune har varslet at der kommer en lille regning for afslutning af byggeriet.
12) ...
Næste bestyrelsesmøde den 11-10-2022, kl. 17.30 i klubhuset. Peder inviteres for at
orientere os om mulighederne i Min Forenings hjemmeside.
 
13) Eventuelt.
Har vi brug for en ekstra trailer?, kun hvis triangel er så lang at vi kan køre med kajakker på
lovlig vis.
Tur fortællinger 03-11-2022 i klubhuset, hvor Kim vil fortælle om Gudenåturen og Britta og
Knud vil fortælle om deres kajakture ved Malta.
 
Ref. Karl-Ejner.
Bestyrelsesmøde i Sminge Sø Kajakklub onsdag den 22/6 22 02-08-2022
 
 
Deltagere:
Betty Christensen, Søren Westermann, Inger Dyhr, Mikael Dylmer, Anette Dahl og Dorte 
Brogaard.
Afbud fra Karl-Ejner Nielsen
 
Godkendelse af referat fra sidste møde.
Referat godkendt. Punkt vedr. vedtægtsændringer er udsat til næste bestyrelsesmøde.
 
Arbejdsfordeling i bestyrelsen.
Indkalde til møder: Søren
Kontakt til nye medlemmer: Betty
Opdatere medlemslister: Betty og Inger
Hjemmeside: Betty og Lars. Peder arbejder på ny hjemmeside
Facebook: Betty og Peder
Min Forening: Betty
Nyanskaffelser: Søren
 
Udvalg/ansvarsområder.
Turudvalg: Jens, Hanne, Tina og Betty
Både og reparationer: Karl-Ejner. Fejl og mangler meldes til Karl-Ejner 27622150 eller mail
karlejner@c.dk
Klubhus, vogne, stativer: Mikael
Udearealer: Svend
Orden i klubhus og grejrum: Birgitte og Mads
Fundraising: Søren
 
Rygepolitik.
Rygning er ikke tilladt på klubbens område.
 
Erkendtligheder til arrangører.
Medlemmer i klubben arbejder frivilligt og ulønnet.
Hvis det er ikke-medlemmer, der yder en indsats, der ikke bliver aflønnet, gives der en
erkendtlighed.
 
Kørselspenge.
Turlederen fordeler den nødvendige fælleskørsel.
Ved fælleskørsel 3 kr./km
Ved kørsel med trailer 4 kr./km
 
Nyindkøb/sortering i kajakker.
Søren er ansvarlig for sortering, evt. salg samt nyanskaffelser
Bestyrelsen afsætter 30.000 kr. til nyanskaffelser.
 
Introforløb for nye medlemmer, hvordan er det gået?
Det er en succes, som vi fortsætter med.
 
Livredderkursus.
Det er en mulighed for, at vi kan uddanne livreddere, som kan hjælpe til redningsøvelser
Søren og Betty arbejder videre med sagen.
 
GDPR-regler.
Inger har opdateret vores persondatapolitik, bestyrelsen godkendte det. Vil fremgå af hjemmesiden.
 
Nyt fra kassereren.
Vedr. afskrivning af kajakker
Bestyrelsen beslutter, at vi for regnskabsåret 2022 afskriver kajakkerne med 25% og i regnskabsåret
2023 afskriver vi resten, da beløbet da vil være under 31.000.
Fremadrettet vil indkøb af kajakker bliver straksafskrevet, hvis anskaffelsesprisen på den enkelte
kajak er mindre end grænsen for straksafskrivning sat fra skats side (2022 beløb 31.000 kr. eksklusive
moms).
Vedr. nøgledepositum
Nøgledepositum indtægtsføres i klubbens regnskab senest året efter at et medlem har meldt sig ud
og hvor det ikke har været muligt at tilbage betale depositum
 
Inger kontakter revisor Iris, så de sammen kan blive enige om, hvordan det skal registreres og
bogføres. Betty, som medlemsansvarlig, bliver inviteret med til mødet.
 
Eventuelt.
Der er blevet opsat hjertestarter ved toiletbygningen.
 
Referent Dorte
Sminge Sø Kajakklub